Onboarding für Designer: 5 einfache Schritte, mit denen du Kunden schon vor den ersten Entwürfen von dir überzeugst

Wie startest du in einen neuen Designauftrag? Legst du direkt nach der Auftragserteilung mit den ersten Skizzen los? Ich hoffe nicht!

Denn gerade das Onboarding – also die ersten Schritte in der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden – sind extrem wichtig.

Mit einem guten Onboarding hilfst du deinem Kunden sich willkommen zu fühlen, baust von Anfang an eine gute Beziehung auf und machst ihn gleichzeitig mit deinen Erwartungen und Arbeitsschritten vertraut. Denn du bestimmst was nötig ist, damit das Designprojekt erfolgreich wird. Dein Kunde kann ohne entsprechende Informationen nicht wissen, was du als Designer brauchst.

So schaffst du Transparenz und machst beiden Seiten das Leben einfacher. Das sind die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Zudem verhinderst du so, dass sich dein Kunde vernachlässigt fühlt oder verwirrt ist, was denn jetzt als nächstes passiert. Oder was noch schlimmer ist: er bombardiert dich täglich mit Fragen und du bist nur noch mit seinen Anrufen und Mails beschäftigt, statt dich auf die Umsetzung des Designs konzentrieren zu können.

In 5 Schritten zu deinem erfolgreichen Onboarding für Designer

Der große Vorteil eines Onboarding ist, dass du hier schon direkt zu Beginn der Zusammenarbeit alle wesentlichen Fragen und Elemente mit dem neuen Auftraggeber klären kannst.

Gerade darum lohnt es sich, diesen ganzen Prozess einmal zu durchdenken und dir alle einzelnen Schritte bewusst zu machen.

  • Was muss wann und in welcher Reihenfolge passieren?
  • Welche Vorlagen, Muster und vorbereiten Mails kannst du dir anlegen, damit du beim nächsten Auftrag nur noch deine fertig Onboarding-Liste zücken musst?

Lass uns das einmal zusammen anhand eines Beispiels durchgehen, damit ich dir zeigen kann, wie du die 5 Schritte zum Onboarding für Designer am besten anwenden kannst.

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Ausgangssituation für deinen Designauftrag

Im Vorgespräch mit dem Kunden hast du schon die Eckinfos zum geplanten Design bekommen und du weißt, wie umfangreich das neue Projekt ist. Daraufhin hast du das Angebot erstellt und gerade hat dir der Kunde die Zusage für euren ersten Designauftrag gegeben.

Jetzt startet dein Onboarding für Designer.

Schritt #1 – Willkommen-Mail und Infos zu den großen Meilensteinen

Ja, dein Kunde hat dir den Auftrag geben. Gleichzeitig hat er aber auch viele Fragen. Vor allem dann, wenn er noch nie mit einem professionellen Designer gearbeitet hat. Diese sind in der Regel:

  • In welchen Schritten läuft die Zusammenarbeit ab?
  • Was kommt als nächstes?
  • Was brauchst du als Designer von ihm?
  • Wie und wann kann er dich am besten erreichen?

Für alle diese Dinge kannst du eine „Herzlich Willkommen-Mail“ vorbereiten. Die muss auch gar nicht wahnsinnig umfangreich sein. Nur ein kurzes Hallo und die groben Schritte die den Kunden erwarten. Die Mail könnte dann in etwa so aussehen:

„Hi und willkommen bei [DESIGNFIRMA],

schön, dass wir zusammen [DAS PROJEKT] starten. Wir freuen uns auf die kommende Zusammenarbeit.

Das sind die nächsten Schritte auf dem Weg zu Ihrem Design:

  1. Ein ausführliches Kickoff-Meeting / Briefing – bei dem wir alle Details für Ihr Design besprechen werden. ( > geplant für Kalenderwoche 6)
  2. Die Entwurfsphase – in der wir von DESIGNFIRMA 2 passende Designs für Ihr Projekt entwickeln. ( > geplant für Kalenderwoche 8)
  3. Die erste große Korrekturphase – in der Sie sich für ein passendes Design entscheiden und wir gemeinsam Änderungen und Korrekturen umsetzen. ( > geplant für Kalenderwoche 10)
  4. Die Umsetzungsphase – in der das finale Design seinen Feinschliff erhält + inklusive einer kleinen Korrekturphase. ( > geplant für Kalenderwoche 11)
  5. Finale Übergabe des Designs. ( > geplant für Kalenderwoche 12)

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, erreichen Sie [ANSPRECHPARTNERIN] werktags bis 14.00 Uhr unter der Nummer 0123/456789.“

Diese Mail musst du nicht jedes Mal neu schreiben. Speichere dir eine Vorlage, die du bei Bedarf einfach herausholst und nur minimal anpasst. So kannst du die vorbereitete Willkommen-Mail schnell und direkt rausschicken, sobald eine Zusage zu einem neuen Auftrag kommt.

Schritt #2 – Ordner anlegen, Tools einrichten, ggf. Rechnung schreiben

Jetzt bereitest du alles vor, was du bei dir intern machen musst wenn ein neuer Auftrag startet. Mach dir dafür einmal eine Liste als Vorlage, die du von jetzt an nur noch zücken musst und bei jedem neuen Auftrag einfach abhaken kannst:

Zu diesen Aufgaben gehören zum Beispiel:

  • Ordner auf deinem Server anlegen für den neuen Auftrag
  • Die Kundendaten in deinem Kundenverzeichnis anlegen (Wenn du mit einer Rechnungssoftware wie Lexoffice oder SevDesk arbeitest, kannst du das automatisch beim Angebot schreiben erfassen.)
  • Ein Verzeichnis für den Auftrag im Projektmanagement-Tool anlegen - falls du mit deinen Kunden in Trello, Asana und Co arbeitest.
  • Die Rechnung für die erste Rate stellen, falls du mit Vorauszahlungen arbeitest.
  • Termine in deinem Kalender für das neue Projekt blocken.
  • etc.

Schritt #3 – Terminabsprachen und der Briefing-Fragebogen

Ich war es irgendwann leid zu jedem KickOff-Meeting mit meinem Fragenkatalog anzurücken und dann doch viel zu oft keine Antworten zu bekommen. Gründe dafür waren meistens, dass meine Kunden die Antworten so spontan gar nicht festlegen konnten oder über diese Themen noch gar nicht nachgedacht hatten.

Also habe ich einen Briefing-Fragebogen entwickelt, in dem ich alle Infos zusammengestellt habe, die ich fix und knackig in der Übersicht haben will. Diesen versende ich jetzt immer zusammen mit der Termin-Mail für das KickOff-Meeting.

In dieser Mail bitte ich den Kunden immer den komplett ausgefüllten Fragebogen zum Meeting mitzubringen, weil das die Basis für die Abstimmung ist. Er kann mir den ausgefüllten Bogen auch gerne schon vorab zuzusenden.

Das klappt echt prima. Wenn wir dann zusammensitzen und die Details für den Auftrag absprechen, liegen alle grundlegenden Infos schon vor, typische Fragen sind schon geklärt und wir können uns um die wichtigen Details kümmern.

So einen Fragebogen kann ich dir nur wärmstens ans Herz legen! Eine Checkliste für das Briefing kannst du dir hier kostenfrei herunterladen. 

Schritt #4 – Das Kickoff-Meeting

Bei diesem Termin treffe ich mich mit dem Kunden bzw. wir machen ein Online-Meeting. Jetzt kommen alle Informationen zusammen und du besprichst mit dem Kunden die Details. Dazu zählt der genaue zeitlichen Ablauf und die Meilensteine im Projekt. Aber auch Fragen, die noch offen sind, können geklärt und aus der Welt geräumt werden. Am Ende des KickOff wissen beide Seiten genau welche Pflichten, Aufgaben, Rechte und Termine sie haben.

Schritt #5 – Start!

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Tools eingerichtet, der Briefing-Fragebogen ausgefüllt und im KickOff-Meeting sind die Details geklärt? Prima, dann kann es ja (endlich) losgehen!

Schicke deinem Kunden eine kurze Mail oder Benachrichtigung, dass es jetzt mit dem ersten Meilenstein losgeht ihr genau im vereinbarten Zeitplan liegt. Das ist für dich vielleicht nur ein kleiner Hinweis. Für deinen Auftraggeber ist es aber ein tolles Gefühl, weil er weiß, dass der Auftrag genauso gestartet ist, wie ihr es vereinbart habt. Unterschätze nie, wie wichtig Zuverlässigkeit ist!

Sei und bleibe präsent

Ein Tipp noch von meiner Seite: lass deinen Auftraggeber auch nach dem Onboarding für Designer nicht hängen.

  • Informiere Ihn bis wann er z.B. mit den Entwürfen rechnen kann.
  • Erinnere ihn daran, dass er die Fotos des Fotografen bis zum Tag X liefern muss, damit du die vereinbarte Deadline halten kannst.
  • Sag deinem Kunden rechtzeitig Bescheid, wenn sich Termine verschieben oder Hindernisse auftauchen.

Das kannst du per Mail machen, einfach über die Erinnerungsfunktion oder einen Kommentar in deinem Projektmanagement-Tool.

Dieser letzte Schritt ist jetzt kein Onboarding mehr im eigentlichen Sinne, aber ich finde es trotzdem wichtig, dass du die gute Kommunikation mit deinem Kunden im Auge behältst.

Oft sind es gerade diese kleinen Hinweise und Erinnerungen, die dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit auch während langer Projekte gut vorankommt. Dann kommt der Kunde auch gerne mit dem nächsten Designauftrag wieder zu dir zurück.

Der Artikel wurde im Januar 2021 veröffentlicht.

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Cool! Ich will auch das Briefing

2 Kommentare

  • Hi Gudrun, danke für die großartige Übersicht und Einteilung in strukturierte Punkte. Ich hab den Fragebogen und das Detailgespräch oft schon vor der Auftragszusage gehabt und dann muss es ganz schnell los gehen. Wie machst du denn ein verlässliches Angebot, ohne Briefing-Fragebogen und ausführliches Gespräch? Oft wissen ja die Auftraggeber noch gar nicht, was sie wirklich brauchen. Wenn ich dann einen Auftrag kalkulieren würde für zb eine Visitenkarte (da das die Anfrage war), obwohl eigentlich ein Corporate Design mit Praxisleitsystem und Geschäftspapieren benötigt wird, ist das nicht irreführend? Auf jeden Fall werde ich meine Reihenfolge überdenken um eine verlässlichere Struktur für alle zu bekommen. :-)
  • Hey Paula,
    ich spreche auch sehr gerne mit potenziellen Kunden bevor ich ein Angebot schreibe. Da geht es mir wie dir. :) Dabei stelle ich auch schon erste Fragen aus dem Fragebogen, aber nach meiner Erfahrung bleiben die Antworten noch an der Oberfläche. z.B.
    • Was für eine Grafik es werden soll? – Aktuelle Kennzahlen aus dem Bereich Logistik in einer Infografik darstellen
    • Wie sie genutzt werden soll? – Im firmeninternen Magazin als Print
    • Wie die Deadline ist? – In einem Monat
    • Gibt es eine feste CI inkl. Farben, Schriften etc. – Ja, wird dann zur Verfügung gestellt.
    • usw.
    Das reicht mir, um ein Angebot zu erstellen. Außerdem arbeite ich gerne mit Pakten und festen "Ab-Preisen", sodass Angebote bei mir oft sehr ähnlich sind. Außerdem wissen dann beide Seite vorab schon, was ich anbiete und welche Leistungen im Preis enthalten sind. (Beispielsweise: "Infografik im Umfang "M" hat folgende Leistungen … und kostet ab xyz €.")

    Später wenn der Kunde mir den Auftrag erteilt hat, gehe ich viel weiter in die Tiefe und bespreche im KickOff-Meeting die ganzen Details, die ich brauche um wirklich anfangen zu können.

    Arbeitest du auch spezialisiert auf einen bestimmten Bereich oder sind deine Aufträge immer sehr verschieden im Umfang und Designbereich?

    Viele Grüße
    Gudrun

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