So sieht mein typischer Arbeitsalltag als Kreative aus

Anderen Kreativen über die Schulter schauen – machst du das auch so gerne? Ich finde das immer total faszinierend. Wie sieht ein typischer Arbeitstag von Kreativen aus? Wie organisieren sie sich? Wie schaffen sie es, so coole Designs, Bücher oder Ideen zu entwickeln? Und die wichtigste Frage von allen: Was kann ich davon in meinen Arbeitsalltag übernehmen? Es wäre ja Quatsch, dass ich mir alles selbst mühsam erarbeite, obwohl es schon jahrelange Erfahrungswerte gibt, von denen ich profitieren kann.

Wahrscheinlich finde ich genau aus dem Grund auch Biografien so spannend. Oft genug haben mich vor allem die Menschen beeindruckt, von denen ich es gar nicht erwartet habe. (An der Stelle zwei Lesetipps, die du so garantiert nicht erwartet hast: erstens für das Buch Über das Leben und das Schreiben* von Stephen King und dann Total Recall* von Arnold Schwarzenegger. Lies mal rein, du wirst überrascht sein.)

Das ist mein typischer Arbeitsalltag

Heute möchte ich dich in meinen Arbeitsalltag als Kreative mitnehmen. Vielleicht inspiriert dich das auch. Ob das ein typischer Arbeitsalltag von Kreativen ist, kann ich nicht beurteilen. Aber für mich funktioniert es so. Los gehts!

05:00 Uhr – Aufstehen

Jap! Ich stehe wirklich jeden Tag so früh auf. Angefangen habe ich damit beim ersten Lockdown, als ich wegen des Homeschoolings quasi gar keine normalen Arbeitszeiten mehr hatte. Mit zwei Kindern schafft man nämlich gar nichts mehr zu den regulären Arbeitszeiten. Gute Organisation hin oder her …

Inzwischen genieße ich diese Ruhe am Morgen, wenn alle anderen noch schlafen. Ich bin frisch, alles ist herrlich leise und keiner reißt mich aus meinen Gedanken. Das macht es mir leicht, mich zu konzentrieren und mich auf einen neuen Tag einzustimmen.

In der Zeit plane ich meinen Tag. Ich lege fest, was die eine wichtige Aufgabe ist, die ich heute umsetzen werde. Ich gucke, welche Termine anstehen und entscheide, was ich in welcher Zeit erledigt haben will. Diese Zeitblöcke übertrage ich mir in meinen Kalender. Für diesen „Stundenplan“ nehme ich den ganz normalen Apple eigenen Kalender, der auf jedem Mac vorinstalliert ist. Hier geht es nicht darum, jede Minute zu verplanen, sondern einen groben Ablauf festzulegen, um die Aufgaben in Reihenfolge zu erledigen, wie sie für mich wichtig sind. Viel zu schnell schummeln sich sonst Mails, Aufgaben Dritter oder andere „Dringlichkeiten“ in meinen Tagesablauf. Zum Schluss schreib ich mein Journal und bin bereit für den Arbeitstag.

06:00 bis 08:00 Uhr – Kinder aus den Betten und in die Schule bekommen

Die wohl härteste Aufgabe, der ich mich jeden Morgen stelle: die Kinder pünktlich in die Schule bekommen. (Ich kann bis hierher spüren, wie die Eltern unter euch jetzt mitfühlend nicken. Ihr kennt das Thema.)

08:00 bis 10:00 Uhr – Fokuszeit, um AM Business zu arbeiten

Jetzt startet mein eigentlicher Arbeitstag. Dabei habe ich eine klare Aufteilung. Zuerst kümmere ich mich um mein Business und dann um die Kundenprojekte. Meine Selbstständigkeit bezahlt meine Miete, mein Leben und meine Hobbys. Sie ist wichtig. Kundenprojekte sind toll, doch sie kommen und gehen. Mein Business bleibt. Das ist der Kern. Darum muss die Arbeit AM Business und dessen Weiterentwicklung einen so wichtigen Stellenwert haben.

Diese zwei Stunden block ich mir für die wichtige Prio 1-Aufgabe, die ich mir in der Früh vorgenommen habe. Diese Aufgabe ist eine interne Aufgabe für mein Business – nie für Kundenprojekte. Hier tüftle ich an neuen Strategien, schreibe Artikel, plane Newsletter oder arbeite an meinen Angeboten.

Meine beiden Mastermind-Termine fallen ebenfalls in diesen ersten Zeitblock. Wenn du das Prinzip einer Mastermind noch nicht nutzt, kann es dir nur aller wärmstens empfehlen. Masterminds sind ein echter Gamechanger für mich!

In einer Mastermind triffst du dich regelmäßig mit einer kleinen Gruppe von Selbstständigen, die ähnliche Ziele, Werte und Pläne verfolgen wie du. Jede Woche. Bei jedem Termin besprecht ihr eure Ziele, Ergebnisse und Herausforderungen – und findet gemeinsam Lösungen, auf du alleine nie so schnell gekommen wärst. Die Mastermind ist wie eine Abkürzung oder eine Schnellstraße für deine Selbstständigkeit.

Auch wichtig: Bis 10:00 Uhr gucke ich nicht in meine Mails, nicht auf Instagram und habe auch keine Kundentermine. In der Zeit gibt es nur mich und mein Business.

10:00 bis 13:00 Uhr – Laufende Aufgaben IM Business

Im zweiten Teil meines Arbeitstages folgen alle Kundenprojekte, Telefonate, Zoom-Calls, Social Media und Co. Jetzt ist Zeit für alles, was im Business gemacht werden muss.

Dabei achte ich darauf, auch diese Aufgaben immer in Blöcken umzusetzen, damit ich gedanklich nicht so oft zwischen Einzelaufgaben herumspringe. So kann ich die Aufgaben gebündelt schneller umsetzen. (So beantworte ich meine E-Mails zum Beispiel am liebsten in einem Block von 30 Minuten. Danach mache ich das Postfach wieder zu. Bis zum nächsten E-Mail-Block.) Denn wenn man ehrlich ist, muss man zugeben, dass Multitasking nicht funktioniert. Nach jeder Unterbrechung muss sich der Kopf wieder neu auf die unterbrochenen Aufgaben einstellen und das kostet zusätzlich Zeit und Energie. Ich versuche das zu vermeiden.

13:00 bis 20:00 Uhr – Feierabend

Was jetzt schon? Ja. Mein Arbeitstag endet mit dem Schultag der Kinder. Die Nachmittage gehören den Freunden, Hobbys, Hausaufgaben und alle den großen und kleinen Herausforderungen des Privatlebens. Dieser Teil ist wichtig für meine Kreativität, meine Ideen und für den Ausgleich zum Arbeitspensum. Ich weiß, dass ich besser bin, wenn ich nicht nur arbeite.

20:00 bis 21:00 Uhr – Lesen

Wann immer es möglich ist, versuche ich jeden Abend noch ein Stündchen zu lesen und nehme mir Zeit für meine Fortbildung. Lernen hat eine große Bedeutung für mich und es macht mir Spaß Neues zu erfahren. Dabei lese ich (fast) ausschließlich Sachbücher. (Mit Ausnahme von einigen wirklich guten Fantasybüchern, wie die von Markus Heitz oder Ilona Andrews.)

21:00 bis 22:00 Uhr – Ab ins Bett

Schlaf ist wichtig. Mir ist er extrem wichtig. Zum einen, weil ich schon Zeiten hatte, in denen ich mit wenig Schlaf auszukommen musste (Ich sag nur leben und wach sein mit Kleinkindern … ). Und das bekommt mir gar nicht gut. Zum anderen stehe ich früh auf und merke, wie viel kreativer und produktiver ich bin, wenn ich genügend Schlaf bekomme. Außerdem schlafe ich sehr, sehr gerne. ;)

Klappt das wirklich an jedem Arbeitstag?

Nach diesem Schema läuft im Grunde jeder Wochentag ab. Immer gleich. Und ich mag es so. Gerade bei so wenig Arbeitszeit (und so vielen Ideen) hilft mir diese Routine. Ich hab den Kopf frei für kreative Ideen, weil ich mich null um die Organisation der Abläufe kümmern muss. Das ist alles fertig.

Innerhalb der einzelnen Zeitblöcke habe ich keine feste Einteilung. Ich setze jede Aufgabe so um, wie es für mich in dem Moment am besten ist. Volle Kreativität. Volle Freiheit. Gerade weil der Rest so klar strukturiert ist, kann ich hier ganz meiner Intuition folgen.

Du fragst dich: „Echte jetzt. Zieht Gudrun das wirklich jeden einzelnen Tag so durch? Das könnte ich so nie.“

Dann kann ich dich beruhigen. Mir geht es wie dir und nicht jeder Tag funktioniert so glatt, wie ich es gerne hätte. Das ist okay. Wichtiger als Perfektionismus ist für mich, dass ich konsequent an mir und meinen Zielen arbeite. Stück für Stück. Und wenn es mal partout nicht klappt, dann ist das so. Am nächsten Tag starte ich neu – ohne Groll oder schlechtes Gewissen.

Zwei Dinge, die ich konsequent aus meinem Arbeitsalltag gestrichen habe

Mein Arbeitstag war nicht immer so strukturiert. Ich hab lange rumexperimentiert und Dinge ausgetestet. Hat etwas gut geklappt, durfte es blieben. Hat es für mich nicht funktioniert, habe ich es geändert und weitergesucht. Dabei sind mir zwei Punkte besonders stark im Kopf geblieben. Vielleicht stehst du gerade an dem gleichen Ausgangspunkt wie ich und meine Erfahrung kann eine Abkürzung für dich sein. Darum möchte ich dir verraten, welche beiden Dinge ich garantiert nicht wieder mache:

  • Mich mit unzähligen To Do-Listen unter Druck setzen.
    Ich hab nur 1 Prio-Aufgabe pro Tag und diese hat Vorrang vor allem anderen. Nur ich entscheide, welche das ist. Erst wenn diese Aufgabe fertig ist, beschäftige ich mich mit allen anderen Dingen. Nichts wird schneller fertig, nur weil ich Hunderte To Do-Listen gleichzeitig bearbeite. Ganz im Gegenteil …
  • Mich nach dem richten, was Dritte von mir wollen
    Hier eine Mail, da ein Anruf, noch eine Anfrage, eine kleine Bitte, wieder eine Mail … Früher hat mich das viele "Zerren" von außen verrückt gemacht, weil ich es jedem recht machen wollte. Heute kann ich damit gelassener umgehen. Egal, wie viele Mails, Kommentare und Dringlichkeiten von außen auf mich zugetragen werden. Ich entscheide, ob ich "Ja" oder "Nein" dazu sage. Ohne schlechtes Gewissen … Und es geht mir viel besser damit.

Gerade dieses selbstbestimmte Arbeiten ist es doch, was eine Selbstständigkeit ausmacht. Ich kann meine Zeit frei einteilen und ich kann Abläufe ändern. Wenn ich will. Genau das macht es doch aus. Stimmt’s?

Wird mein Ablauf für den Arbeitstag immer so bleiben?

Das ist eine Frage, die ich mir gar nicht mehr stelle. Meine Abläufe sind nicht in Stein gemeißelt, sondern entwickeln sich weiter. Das ist auch gut so. Denn ich weiß, dass sich mein Arbeitstag immer wieder ändern wird. Nicht im Großen, da fühlt sich mein Ablauf schon sehr stimmig an. Aber im Kleinen werde ich noch einiges anpassen.

Ich hab auch schon eine Idee für die nächste Verbesserung. Ich möchte meine Tagesplanung am Vorabend machen, damit ich morgens um 5.00 Uhr direkt mit der wichtigsten Aufgabe starten kann. Das wird das Nächste, was ich teste.

Noch ein Tipp zum Schluss

Zum Schluss möchte ich dir noch einen Tipp mit auf den Weg geben. Dieser hat nicht direkt etwas mit meinem Tagesablauf zu tun, ist aber trotzdem wichtig, für meine Art zu arbeiten.

Mein Tipp: Um den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die ich fertig umgesetzt habe, führe ich einen großen Papierkalender. Dieser ist zusätzlich zu meinem eigentlichen digitalen Kalender. Ich benutze den Papierkalender aber nicht für meine Planung und Termine, sondern nur für meine fertig umgesetzten Aufgaben. Hier notiere ich mir einfach untereinander weg für jeden Tag eine Liste mit den abgeschlossenen Aufgaben.

Für mich hat das gleich mehrere Vorteile.

  • Zum einen sehe ich direkt, was ich schon erreicht habe. Das ist wichtig für meine Motivation.
  • Ich habe einen Überblick über die Abläufe in meinem Business. Auch noch nach Monaten. Wann ging der Newsletter raus? Wann hab ich mit dem Kunden telefoniert? Wie viele Tage habe ich für die Gestaltung des Designs benötigt?
  • Meine Monatsplanung ist einfacher, wenn ich nachgucken kann, wie viel ich tatsächlich umsetzen konnte. So kann ich die kommenden Aufgaben besser und realistischer planen.

Dieser „Das habe ich alles erreicht-Kalender“ begleitet mich jetzt schon das dritte Jahr. Nachgucken zu können, wie viel in diesen drei Jahren passiert ist, bereitet mir viel Freude. Außerdem ist es ein enormer Ansporn für mich! Was heute normaler Alltag ist, war vor drei Jahren noch undenkbar. Wer weiß, was ich in drei weiteren Jahren alles umsetzen kann?

Vielleicht möchtest du auch so einen „Das habe ich alles erreicht-Kalender“ in deinem Arbeitsalltag? 


Der Artikel wurde im September 2021 veröffentlicht.

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