Design-Aufträge organisieren mit Trello

„Wann war noch mal die Deadline?“ „Hab ich die neuen Entwürfe schon zum Kunden geschickt oder muss ich das noch machen?“ „Hab ich nächsten Monat noch Kapazitäten frei für einen weiteren Auftrag?“

So oder so ähnlich ging es mir immer wieder. Und ganz ehrlich, das nervt. Außerdem kostete mich die Sucherei immer wieder unnötig viel Zeit. Also hab ich nach einem Weg gesucht meine Design-Aufträge organisieren zu können – jenseits von Zetteln, Notizbuch und Gedankenstützen.

Mit „Trello“ Design-Aufträge organisieren

Meine Anforderungen an eine passende Software oder Technik waren dabei gar nicht so speziell:

• Einfache und intuitive Bedienbarkeit
  Ich will mich nicht ewig einarbeiten müssen.
• Überall nutzbar
  Ein Notizbuch kann überall mit hinnehmen. Also soll die Software oder App auch auf allen Geräten funktionieren. Egal ob ich im Büro bin oder mit dem Handy beim Kinderturnen.
• Inhalte müssen einfach erweiterbar sein
  Aufträge verändern und erweitern sich, während man an ihnen arbeitet. Das Tool muss das abdecken können. Ansonsten bin ich wieder beim Notizbuch + Post-it.
• Mir muss das Design gefallen
  Ja, ja, ich weiß, das sollte nicht so wichtig sein. Ist es mir aber. Ich mag einfach nicht mit Dingen arbeiten, die ich hässlich finde.
• Nicht zu teuer bzw. erst mal kostenlos
  So lange ich noch nicht weiß, ob ich das Tool mag, möchte auch nicht zu viel Kohle investieren. Gefällt mir der Service, bin ich auch gerne bereit dafür zu zahlen.
• Teamfunktion ist nicht wichtig
  Ich arbeite fast immer alleine und brauche keine Erweiterungen für Mitarbeiter.
• Zusammenarbeit mit anderen Tools soll möglich sein
  Ich finde die Möglichkeiten von Tools wie IFTTT spannend, auch wenn ich sie aktuell noch nicht nutze. Das kommt aber sicher noch, wie ich mich kenne.

Mit dieser Liste im Kopf hab ich mich auf die Suche gemacht und Verschiedenes ausprobiert. Am besten gefallen hat mir Trello. (Übrigens: Asana ist auf Platz 2 gelandet. Guck dir das auch an, wenn du auf der Suche nach einer guten Alternative zu Trello bist und mehr Wert auf Teamfunktionen legst.)

Was ist Trello und wie funktioniert es?

Trello ist ein kostenloses Online-Tool, das speziell für das Projektmanagement erfunden wurde. Für jeden Bereich, den du organisieren willst, legst du ein „Board“ an.

In meinem Fall hab ich ein Board für mein bilderbuero, eines für Achtung Designer und eines für Privates. Auf jedem Board kannst du „Listen“ anlegen – das sind deine Themenbereiche. Und in jeder Liste kannst du „Karten“ hinterlegen. Bei mir sind das dann die verschiedenen Aufträge.
So sieht mein Board „bilderbuero“ aus:

Das ist die Übersicht der Listen, mit denen ich meine Design-Aufträge organisiere

Und das sind meine „Listen“:

1. Aufträge in Vorbereitung
   Diese Liste nutze ich um alle Anfragen zu sammeln
2. laufende Aufträge
   Hat der Kunde mir den Auftrag erteilt, kommt er in dies Liste und ich beginne mit der Arbeit.
3. warten auf
   Immer dann, wenn ich auf ein Feedback vom Kunden warte und gerade nichts an dem Auftrag machen kann, liegt die Karte hier.
4. fertige Aufträge
   Hier hinterlege ich die Aufträge, die der Kunde freigegeben hat
5. Rechnung gestellt
   Wie der Name schon sagt, kommen hier die Aufträge hin, bei denen ich die Rechnung gestellt habe.
6. Archivieren
   Hat der Kunde die Rechnung bezahlt, kann ich den Auftrag und alle Infos die dazugehören archivieren.
7. neue geplante Projekte / Leistungen
   Ideen, die ich gerne in Zukunft umsetzen möchte oder spannend finde, sammle ich in dieser Liste.

Von den ersten Infos bis zum abgeschlossenen Auftrag – so hast du alles an einem Ort

Eine wichtige Anforderung für mich war ja, dass ich alle Informationen rund um einen Auftrag an einem Ort sammeln möchte. Wie das bei Trello funktioniert, zeige ich dir jetzt:

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Schritt 1 – Du bekommst eine Anfrage

Wenn ich eine Anfrage bekomme, erstelle ich eine neue Karte in der Liste „Aufträge in Vorbereitung“. Dazu klickst du unten auf den Punkt „Eine Karte hinzufügen“, vergibst einen passenden Namen für das Projekt und bestätigst dann mit dem Button „Hinzufügen“.
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Schritt 2 – Details des Auftrags hinterlegen

Ich nenne die Karte jetzt mal „Neue Infografik“.
Alle Details wie Formatvorgaben, Deadlines, Ansprechpartner oder besondere Kundenwünsche kannst du hinterlegen, wenn du die Karte anklickst. Es öffnet sich ein entsprechendes Übersichtsfenster.
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Beschreibung des Auftrags

Für jeden Auftrag gibt es Rahmeninfos, die du die ganze Zeit brauchst. Dazu zählen Vorgaben vom Kunden oder Einschränkungen in der Farbe, der Schrift oder auch dem Format. Aber auch die Kontaktdaten deiner Ansprechpartner. Hier in der Beschreibung findet das alles Platz.

Checklisten anlegen

Checklisten mag man oder nicht. Doch gerade bei umfangreichen Aufträgen ist es praktisch, wenn du dir wichtige Zwischenschritte als Checkliste hinterlegst. Das hilft dir dabei, die Übersicht nicht zu verlieren. Auch wenn du im Team arbeitest, ist die Checkliste sehr praktisch, weil jeder gleich sehen kann, wie weit der Auftrag bearbeitet ist. (Über den Button „Mitglieder“ kannst du die Karte für weitere Personen freigeben.) Du kannst deine Checklisten in Trello frei benennen und beliebig viele Unterpunkte anlegen.

Fristen für deine Aufträge festlegen

Du hast eine feste Deadline und willst, dass du die Termine immer im Blick hast? Dann kannst du für jeden Auftrag auf der Karte ein Fälligkeitsdatum festlegen. Das Datum steht dann gut sichtbar in der Karte.

Anhänge wie Bilder, Entwürfe, Dokumente usw. sammeln

Diese Funktion mag ich besonders gerne, weil sie so praktisch ist. Du kannst Bilder und Dokumente deiner Aufträge auf den Karten sammeln. Diese Bilder oder Entwürfe werden dann auch in der Übersicht angezeigt, sodass du schon auf den ersten Blick den richtigen Auftrag auf deinem Trello-Board findest.
Du kannst die Bilder oder Entwürfe auch direkt kommentieren und so beispielsweise die Änderungswünsche deiner Kunden direkt beim Entwurf hinterlegen.

Den Verlauf des Auftrags in den Kommentaren verfolgen

Kommentare helfen dabei Informationen und Änderungen, die im Laufe des Auftrags zusammenkommen, festzuhalten und nachvollziehbar zu machen. Ich halte hier auch immer die Inhalte von Telefongesprächen fest. So hab ich alles an einem Ort und muss nicht suchen.

Alles, was du auf der Karte anlegst, änderst oder kommentierst wird übrigens unter Aktivitäten angezeigt. So weißt du immer genau, wann du den Entwurf an den Kunden gesendet hast oder wie welche Änderungen wann zum Auftrag hinzugekommen sind, ohne dass du in deinem Mails und Unterlagen suchen musst.

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Deine fertige Karte

So sieht dann die neue Karte in deiner Liste aus. Alle deine Detailangaben wie die Frist, deine Checkliste oder die Anzahl der Kommentare sind hier auf einen Blick in einer Fußzeile dargestellt.
Du hast jetzt also alle Infos zu deinem Auftrag an einem Ort. Praktisch, oder?
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Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung – so funktioniert der Auftragsablauf

Nicht mehr suchen zu müssen, wo die Infos zu deinem Auftrag sind, ist praktisch. Und es spart dir jede Menge Zeit. Aber das ist nur ein kleiner Vorteil, den du hast, wenn du mit Trello deine Design-Aufträge organisieren willst.

Der wirkliche Vorteil entsteht, wenn du Trello nutzt, um deine kompletten Auftragsabläufe darzustellen. Du kannst nämlich die einzelnen Karten verschieben und so verschiedenen Listen zuordnen. Und jetzt kommen die oben genannten Listen ins Spiel.

Du kannst deine Karten verschieben und so den unterschiedlichen Listen zuordnen.

Sagen wir, der Kunde war mit deinem Angebot zufrieden und hat dir den Auftrag erteilt. Dann nimmst du jetzt die Karte aus „Aufträge in Vorbereitung“ und verschiebst sie in die Liste „laufende Aufträge“. Sind deine Entwürfe beim Kunden, dann rückt die Karte auf „warten auf“. Kommen die Änderungen, dann geht die Karte wieder zurück zu „laufenden Aufträge“.
Das geht so lange hin und her, bis der Auftrag fertig und freigegeben ist und dann kommt die Karte in „fertige Aufträge“.

Stellst du die Rechnung kommt die Karte in „Rechnung gestellt“ und dann, nachdem das Geld auf deinem Konto eingegangen ist, kannst du den Auftrag unter „Archivieren“ parken, bis du Zeit hast alle Dokumente, Mails und Informationen rund um den Auftrag ordentlich zu archivieren.

Fazit

Durch dieses Kartenschieben hast du immer genau im Blick, wie weit deine aktuellen Aufträge sind und worum du dich unbedingt als Nächstes kümmern musst. Du siehst auch, ob noch Rechnungen offen sind oder du schon viel zu lange auf ein Feedback vom Kunden wartest. Das macht dich schneller und deine organisatorische Arbeit effektiver. So hast du mehr Zeit für deine Kreativität übrig und die Dinge, die du gerne machst.

Der Artikel wurde zuletzt im Januar 2017 aktualisiert.
Fotocredit Titelbild: Gudrun Wegener