„Wann war noch mal die Deadline?“ „Hab ich die neuen Entwürfe schon zum Kunden geschickt oder muss ich das noch machen?“ „Hab ich nächsten Monat noch Kapazitäten frei für einen weiteren Auftrag?“
So oder so ähnlich ging es mir immer wieder. Und ganz ehrlich, das nervt. Außerdem kostete mich die Sucherei immer wieder unnötig viel Zeit. Also hab ich nach einem Weg gesucht meine Design-Aufträge organisieren zu können – jenseits von Zetteln, Notizbuch und Gedankenstützen.
Meine Anforderungen an eine passende Software oder Technik waren dabei gar nicht so speziell:
Mit dieser Liste im Kopf hab ich mich auf die Suche gemacht und Verschiedenes ausprobiert. Am besten gefallen hat mir Trello. (Übrigens: Asana ist auf Platz 2 gelandet. Guck dir das auch an, wenn du auf der Suche nach einer guten Alternative zu Trello bist und mehr Wert auf Teamfunktionen legst.)
Trello ist ein kostenloses Online-Tool, das speziell für das Projektmanagement erfunden wurde. Für jeden Bereich, den du organisieren willst, legst du ein „Board“ an.
In meinem Fall hab ich ein Board für mein bilderbuero, eines für Achtung Designer und eines für Privates. Auf jedem Board kannst du „Listen“ anlegen – das sind deine Themenbereiche. Und in jeder Liste kannst du „Karten“ hinterlegen. Bei mir sind das dann die verschiedenen Aufträge.
So sieht mein Board „bilderbuero“ aus:
Und das sind meine „Listen“:
Eine wichtige Anforderung für mich war ja, dass ich alle Informationen rund um einen Auftrag an einem Ort sammeln möchte. Wie das bei Trello funktioniert, zeige ich dir jetzt:
Wenn ich eine Anfrage bekomme, erstelle ich eine neue Karte in der Liste „Aufträge in Vorbereitung“. Dazu klickst du unten auf den Punkt „Eine Karte hinzufügen“, vergibst einen passenden Namen für das Projekt und bestätigst dann mit dem Button „Hinzufügen“.
Ich nenne die Karte jetzt mal „Neue Infografik“.
Alle Details wie Formatvorgaben, Deadlines, Ansprechpartner oder besondere Kundenwünsche kannst du hinterlegen, wenn du die Karte anklickst. Es öffnet sich ein entsprechendes Übersichtsfenster.
Für jeden Auftrag gibt es Rahmeninfos, die du die ganze Zeit brauchst. Dazu zählen Vorgaben vom Kunden oder Einschränkungen in der Farbe, der Schrift oder auch dem Format. Aber auch die Kontaktdaten deiner Ansprechpartner. Hier in der Beschreibung findet das alles Platz.
Checklisten mag man oder nicht. Doch gerade bei umfangreichen Aufträgen ist es praktisch, wenn du dir wichtige Zwischenschritte als Checkliste hinterlegst. Das hilft dir dabei, die Übersicht nicht zu verlieren. Auch wenn du im Team arbeitest, ist die Checkliste sehr praktisch, weil jeder gleich sehen kann, wie weit der Auftrag bearbeitet ist. (Über den Button „Mitglieder“ kannst du die Karte für weitere Personen freigeben.) Du kannst deine Checklisten in Trello frei benennen und beliebig viele Unterpunkte anlegen.
Du hast eine feste Deadline und willst, dass du die Termine immer im Blick hast? Dann kannst du für jeden Auftrag auf der Karte ein Fälligkeitsdatum festlegen. Das Datum steht dann gut sichtbar in der Karte.
Diese Funktion mag ich besonders gerne, weil sie so praktisch ist. Du kannst Bilder und Dokumente deiner Aufträge auf den Karten sammeln. Diese Bilder oder Entwürfe werden dann auch in der Übersicht angezeigt, sodass du schon auf den ersten Blick den richtigen Auftrag auf deinem Trello-Board findest.
Du kannst die Bilder oder Entwürfe auch direkt kommentieren und so beispielsweise die Änderungswünsche deiner Kunden direkt beim Entwurf hinterlegen.
Kommentare helfen dabei Informationen und Änderungen, die im Laufe des Auftrags zusammenkommen, festzuhalten und nachvollziehbar zu machen. Ich halte hier auch immer die Inhalte von Telefongesprächen fest. So hab ich alles an einem Ort und muss nicht suchen.
Alles, was du auf der Karte anlegst, änderst oder kommentierst wird übrigens unter Aktivitäten angezeigt. So weißt du immer genau, wann du den Entwurf an den Kunden gesendet hast oder wie welche Änderungen wann zum Auftrag hinzugekommen sind, ohne dass du in deinem Mails und Unterlagen suchen musst.
So sieht dann die neue Karte in deiner Liste aus. Alle deine Detailangaben wie die Frist, deine Checkliste oder die Anzahl der Kommentare sind hier auf einen Blick in einer Fußzeile dargestellt.
Du hast jetzt also alle Infos zu deinem Auftrag an einem Ort. Praktisch, oder?
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Nicht mehr suchen zu müssen, wo die Infos zu deinem Auftrag sind, ist praktisch. Und es spart dir jede Menge Zeit. Aber das ist nur ein kleiner Vorteil, den du hast, wenn du mit Trello deine Design-Aufträge organisieren willst.
Der wirkliche Vorteil entsteht, wenn du Trello nutzt, um deine kompletten Auftragsabläufe darzustellen. Du kannst nämlich die einzelnen Karten verschieben und so verschiedenen Listen zuordnen. Und jetzt kommen die oben genannten Listen ins Spiel.
Sagen wir, der Kunde war mit deinem Angebot zufrieden und hat dir den Auftrag erteilt. Dann nimmst du jetzt die Karte aus „Aufträge in Vorbereitung“ und verschiebst sie in die Liste „laufende Aufträge“. Sind deine Entwürfe beim Kunden, dann rückt die Karte auf „warten auf“. Kommen die Änderungen, dann geht die Karte wieder zurück zu „laufenden Aufträge“.
Das geht so lange hin und her, bis der Auftrag fertig und freigegeben ist und dann kommt die Karte in „fertige Aufträge“.
Stellst du die Rechnung kommt die Karte in „Rechnung gestellt“ und dann, nachdem das Geld auf deinem Konto eingegangen ist, kannst du den Auftrag unter „Archivieren“ parken, bis du Zeit hast alle Dokumente, Mails und Informationen rund um den Auftrag ordentlich zu archivieren.
Durch dieses Kartenschieben hast du immer genau im Blick, wie weit deine aktuellen Aufträge sind und worum du dich unbedingt als Nächstes kümmern musst. Du siehst auch, ob noch Rechnungen offen sind oder du schon viel zu lange auf ein Feedback vom Kunden wartest. Das macht dich schneller und deine organisatorische Arbeit effektiver. So hast du mehr Zeit für deine Kreativität übrig und die Dinge, die du gerne machst.
Der Artikel wurde zuletzt im Januar 2017 aktualisiert.
Fotocredit Titelbild: Gudrun Wegener
in unserer kleinen Agentur arbeiten wir genauso wie du es beschrieben hast! Super wie du das alles beschreibst, habe es gerade unserem Praktikanten geschickt der heute bei uns angefangen hat ;)
Wir sind 5 Leute und wie bei alles kreativen tun wir uns schwer den Stundenaufwand zu schätzen. Deshalb verwenden wir seit neustem zistemo. Die haben das super gelöst in Trello Arbeitszeit zu erfassen.
vielen Dank für diesen anschaulichen, hilfreichen, tollen Beitrag. Ich hab Trello schon genutz, aber diese Art der Auftragsplanung werde ich gleich für mich übernehmen. So hat man eine gute Übersicht und alles im Blick.
LG Sabrina
vielen Dank für diesen tollen Beitrag. Ich benutze Trello schon eine Weile und bin auch ganz begeistern. Habe gerade meine Aufträge nach deinem Prinzip angelegt und bin gespannt wie ich damit arbeiten werden.
Lg Kristin
sehr gerne, ich hoffe das meine Auftragsorganisation auch bei dir super funktioniert.
Liebe Grüße,
Gudrun
wieder sehr schön anschaulich erklärt. Das probiere ich aus :) Danke dir!
Annika
LG
Katharina
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