Das perfekte Onboarding für Designaufträge – Was ist das und wie klappt es bei Kreativen?

„Ja, wir wollen das Designprojekt mit Ihnen machen.“ Dieser Satz ist in jedem Ohr eines Designers wie Musik. Kein Wunder, denn jede neue Auftrag ist auch der Start in ein cooles Designprojekt und eine neue kreative Aufgabe.Also kann es auch direkt losgehen. Richtig?

„Wo war gleich noch das Skizzenpapier … ach ja, da ist es …“
Stopp! Bevor du auch nur den ersten Strich auf das Papier bringst, hast du etwas ganz Entscheidendes vergessen. Nämlich deinen Auftraggeber.

Klar findet dich der Auftraggeber grundsätzlich gut und ist auch von dir und deinen Designs begeistert – sonst hätte er dir ja den Auftrag nicht erteilt. Aber darüber hinaus hat er keine Ahnung, was in den nächsten Tagen und Wochen alles auf ihn zukommt.

  • Was muss er dir liefern?
  • Wann bekommt er erste Entwürfe?
  • Wie kann er dich erreichen?
  • Was erwartest du von ihm?
  • Was kann er von dir erwarten?

Fragen über Fragen.

Und das ist nicht nur für deinen Auftraggeber ein Nachteil, sondern auch für dich. Denn genau aus diesen Fragen heraus entstehen die unterschiedlichsten Erwartungen. Diese wiederum führen zu unnötigen Korrekturschleifen. Auf die können wir doch alle liebend gerne verzichten, oder?

Dabei ist es ganz einfach dieses Problem von Anfang an zu verhindern nämlich, wenn du einen ordentlichen Onboarding-Leitfaden für deine Designaufträge hast. Anders gesagt: du brauchst einen Prozess mit festgelegten Schritten, den jeder neue Kunde erst einmal durchlaufen muss, bevor du überhaupt mit der Arbeit beginnst.

Klingt kompliziert und aufwendig?
Ist es aber nicht.

Viel mehr ist ein solcher Leitfaden eine echte Arbeitserleichterung für dich. Du kannst so alle Standardfragen und typische Herausforderungen in einem Rutsch klären und hast mehr Zeit für deine eigentliche kreative Arbeit.

Je mehr Informationen dein Auftraggeber von Anfang an hat, desto besser kann er dir die Dinge und Inhalte liefern, die du brauchst. Genau zu dem Zeitpunkt, wenn du sie brauchst. Das erspart beiden Seiten Fehlinformationen und Frust.

Onboarding fuer Designauftraege quadrat 2

Was ist denn Onboarding für Designaufträge?

Genau genommen hast du bereits ein Onboarding für deine Designaufträge. Denn schon ab dem Zeitpunkt, wo du deinen Auftraggebern sagst: „Bitte senden sie mir bis Montag alle Inhalte und die Corporate Design-Vorgaben für den geplanten Flyer zu.“ kümmerst du dich bereits darum. Nur hast du diesen Schritt bis jetzt wahrscheinlich nie so betrachtet. Zeit das zu ändern!

4 Gründe, warum ein Onboarding-Prozess für Designer so praktisch ist

Als Designer brauchst du regelmäßig neue Aufträge. Das ist soweit keine Neuigkeit. Auch das zufriedene Auftraggeber gerne wiederkommen, weißt du bereits aus eigener Erfahrung. Ein guter Onboarding-Prozess kann dir dabei enorm helfen aus einem Neukunden einen zufriedenen Auftraggeber zu machen. Falls du jetzt noch immer überlegst, ob sich der (einmalige) Aufwand für dich lohnt, habe ich hier 4 Vorteile für dich die dich garantiert überzeugen:

#1 – Du setzt klare Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit

Ein Auftrag „rutscht“ nach meiner Erfahrung immer dann am besten, wenn er zu deinen Bedingungen abläuft. Stell dir vor …

  • Du bekommst deine Inhalte, wenn du sie brauchst – und sie sind vollständig.
  • Der Kunde schickt dir schnell die Korrekturen und Änderungen – so dass die Deadline tatsächlich auch zu halten ist.
  • Beide Seiten wissen immer genau, wie weit der Auftrag ist und was die kommenden Schritte sind. (Darum arbeite ich gerne nach der Kanban-Methode mit meinen Kunden an einem gemeinsamen Board.)

So möchtest du auch arbeiten? Dann sag dem Kunden was er machen soll und lege direkt im Onboarding-Prozess diese Rahmenbedingungen fest.

#2 – Du musst die typischen Fragen nicht doppelt und dreifach beantworten

Es gibt Fragen, die kommen bei jedem neuen Designauftrag wieder und wieder. Das ist zum einen sehr gut zu verstehen. Dein Auftraggeber kann ja nicht wissen was und wie du als Designer arbeitest. Er hat dich ja extra engagiert, weil du in seinen Augen die Fachfrau oder der Experte für das Thema bist. Du sollst sein Problem mit deinem Design lösen. Nervig ist es aber zum anderen trotzdem, ständig dieselben Fragen zu beantworten.

  • Wie lange dauert es, bis die Entwürfe fertig sind?
  • Kann ich da noch etwas dran ändern?
  • Ab wann kann ich Sie im Büro telefonisch erreichen?
  • Arbeiten Sie auch am Wochenende?

Alle diese Fragen kannst du beim Onboarding schon beantworten - bevor dein Kunde sie überhaupt stellt. Und schon sind beide Seiten zufrieden.

#3 – Kunden sind von dir und deiner Arbeitsweise begeistert (und kommen gerne wieder)

Wann warst du selbst das letzte Mal richtig begeistert mit dem Service und den Abläufen als du etwas gekauft hast? Was war es, dass dir so gut gefallen hat? Es gibt einfach bestimmte Elemente, die jeder Käufer mag, egal ob er eine Waschmaschine, eine Design-Dienstleistung oder eine Beratung kauft. Pünktlichkeit, Verbindlichkeit, Freundlichkeit, Kommunikation und Erreichbarkeit gehören auf jeden Fall dazu. Nichts ist nerviger, als wenn man nicht weiß, ob die Lieferung heute, morgen oder erst nächste Woche kommt.

Deinen Auftraggebern geht es da nicht anders. Wenn du von Beginn an festlegst, was er wann bekommst beziehungsweise liefern soll, wo er alle Infos findet und wie er dich erreichen kann, wird deine Kundenbeziehung verbessern und einfacher machen. Außerdem bestärkt diese vorausschauende und professionelle Arbeitsweise deinen Kunden in der Entscheidung, dass er in dir genau den richtigen Designer gefunden hat.

#4 – Du sparst Zeit beim nervigen Drumherum und kannst diese für deine kreativen Ideen nutzen

E-Mail-Ping-Pong, stundenlanges Suchen nach den aktuellen Infos in zig verschiedenen Tools und schon 10 verpasste Anrufe auf dem Anrufbeantworter – bei so einem Start in das Projekt kann es ja nur gut werden … Ahhh, nein!

Denn gerade dieses Drumherum, dass ein Designauftrag mit sich bringt kostet dich Stunden und etliche Nerven. Wenn du dann mehrere Aufträge in der Art parallel hast ist das Chaos meist perfekt! Wie schön wäre es da, wenn du stattdessen einen einzigen Kommunikationsweg für alle Aufträge hast. Wenn alles gebündelt an einem Ort zu finden ist.

Mit einem guten Onboarding-Prozess, bei dem du deinem Kunden sagst, welche Tools und Kommunikationswege ihr nutzen werdet, kannst du genau das erreichen. Die Stunden, die du so einsparst, kannst du dann in deine kreative Arbeit stecken.

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6 Fragen, auf die dein Onboarding-Prozess Antworten liefern soll

Ich konnte dich von den Vorteilen eines Onboarding-Prozesses für deine Designaufträge überzeugen? Super!

Welche Themen gehören jetzt alle in dieses Onboarding? Immerhin soll dieser Ablauf ein Vorteil für deinen Auftraggeber und für dich sein. Hier kommen meine Top 6 Fragen:

1. Welche Rahmenbedingungen hat das Designprojekt?

Hier kannst du alles festhalten, was den Designauftrag eingrenzt. Das sind Deadlines, Abgabetermine, Urlaube, Ansprechpartner und auch der Zeitpunkt, wann du welche Inhalte vom z.B. Programmierer, Texter oder Fotografen bekommen musst damit die vereinbarten Termine einzuhalten sind.

2. Was muss dein Kunde wissen oder lernen?

Bei jedem Designauftrag gibt es bestimmte Abhängigkeiten und Abläufe die dir ganz klar sind. Deinem Kunden aber leider nicht. Hier drei ganz typische Beispiele:

  • Designentwürfe für ein Logo dauern länger als 2 Stunden. Auch dann, wenn es „nur“ ein kleines Zeichen ist.
  • Ohne die finale Textlänge kann ein Designer das Layout für eine Magazinseite nicht setzen. Man kann das nicht „schon mal“ anfangen.
  • Das kann aber sehr wohl mit Platzhaltern und Bildtext in der gewünschten Länge starten, um das Design für das Magazin zu setzen.

Also überlege dir, was dein Kunde unbedingt wissen, muss damit eure Zusammenarbeit gut klappt und er versteht, wie ein Design entsteht.

3. Was musst du machen?

Es gibt auch Schritte beim Onboarding, die nur du zu machen hast und die komplett intern ablaufen. Das ist z.B. das Versenden eines Fragebogens, die Rechnung für die Anzahlung erstellen oder ein neues Projekt in deinem Projektmanagement-Tool anlegen. Notiere dir diese Schritte, die du sowieso bei jedem neuen Auftrag gehst. Dann hast du eine Liste, die du nur abhaken musst und du brauchst dir nie wieder Sorgen machen, dass du etwas Entscheidendes vergisst.

4. Was muss dein Kunde machen?

Dein Kunde hat noch viele andere Dinge außer dem Designprojekt im Kopf. Mach es ihm darum so einfach wie möglich, an alles zu denken, was du brauchst. Am besten als Übersicht zum abhaken – so simpel, wie möglich. Dazu zählt z. B. den Vertrag unterzeichnen, den Fragebogen vom Briefing ausfüllen, die Infos vom Corporate Design zusammenstellen und dieses auch an dich senden oder dir einen Zugang zum Hoster oder der Analytics Software geben usw.

5. Wie lassen sich typische Hindernisse vermeiden und Fehlerquellen ausschließen?

Es gibt Dinge, die werden bei jedem Designauftrag gerne vergessen und müssen kurz vor der Freigabe noch in das Layout gequetscht werden. Quellenangaben, Fotocredits, Copyrights sind da beispielsweise die Klassiker. Das ist mega nervig und zerstört dir, wenn du Pech hast, das ganze Design. Mach es euch beiden einfacher und erinnere an diese Dinge schon im Onboarding-Prozess.

6. Hast du noch Tipps die deinem Kunden weiterhelfen?

Hast du hilfreiche Blogartikel oder hast du eine nützliche Linkliste, die deinem Kunden bei der Zusammenstallung unterstützen? Dann kannst du diese auch in deinen Onboarding-Prozess mit aufnehmen. Vieleicht weißt du jetzt schon, dass du für die geplante Kundenwebsite ein SSl-Zertifikat brauchst, aber deine Kunden wissen oft nicht wie sie das beauftragen müssen. Fasse die entsprechenden Links und Quellen für deine Kunden zusammen. Sie werden es dir danken!

Der Artikel wurde im Januar 2021 veröffentlicht.

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