Aufgaben abgeben: Hör auf, alles selbst zu machen

Zwei Wochen Sommerurlaub sind vorbei – schade eigentlich. Es war großartig mal rauszukommen und den Kopf ganz frei zu haben. Das das so gut geklappt hat lag nicht nur am frischen Ostseewind, sondern auch daran, dass mein Internetempfang unterirdisch war. Und damit meine ich richtig, richtig schlecht. E-Mails abrufen ging nur mit viel Geduld. Daran meine Social Media-Kanäle zu aktualisieren, brauchte ich nicht mal zu denken. Keine Chance.

So eine Zwangspause hatte aber auch ihre Vorteile. Denn sie hat mich dazu gebracht, meine eigene Situation mal zu durchdenken.

• Womit verbringe ich meine Zeit?
• Muss ich all die Dinge wirklich machen, die mich sonst so sehr in Anspruch nehmen?
• Welcher der Aufgaben, die ich tagtäglich mache, gefallen mir überhaupt?
• Was würde ich viel lieber anders machen oder besser noch ganz abgeben?
• Wo steck ich in meinem eigenen selbst gemachten Hamsterrad fest?

Bei mir war in letzter Zeit so viel los mit der Arbeit am Buch, den Aufträgen und den Einzelworkshops, dass sich ein riesiger Berg an liegen gebliebenem angehäuft hat. Angefangen bei der Ablage der abgeschlossenen Designaufträge, über das Chaos auf meinem Schreibtisch bis hin zu all den Zetteln, Dokumenten und Notizen, die einfach nur wegsortiert und bearbeitet werden müssen. Alles nicht dramatisch, aber es häuft sich an und fängt dann an mich zu belasten und zu nerven.

Von dem Berg würde ich mich sehr gerne trennen. Oder besser noch, ich möchte mich zukünftig klarer organisieren, Aufgaben abgeben und mich auch rechtzeitig bremsen, damit es gar nicht mehr dazu kommt. Ich finde es einfach schade, wenn ich vor lauter Alltagsaufgaben gar nicht mehr zum kreativ sein komme. Außerdem haben mir die freien Urlaubstage auch gezeigt, wie sehr ich die Ruhephasen brauche und genieße.

So weit – so gut. Aber wie soll das Aufgaben abgeben funktionieren?

Mit einem guten Vorsatz allein ist noch niemand zum Ziel gekommen. Also stellt sich mir die Frage, wie, wo und in welchem Umfang man den als selbstständiger Designer überhaupt Inhalte und Aufgaben abgeben kann? Vielleicht hast du dir diese Frage auch schon gestellt, als du mal wieder bis zum Hals in Aufgaben und Projekten festgesteckt hast. Oder, weil du viel mehr Arbeit hast, als du alleine bewältigen kannst. Oder, weil du einfach mehr Zeit für deine Kreativität haben willst? Gute Gründe Aufgaben abzugeben gibt es für Designer ja viele.

Arbeiten im Team

Sich Aufgaben im Team zu teilen und so die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen ist ein guter Weg. Das kommt für mich aber nicht infrage. Zum einen hab ich schlichtweg kein Team oder Mitarbeiter. Zum anderen will ich das auch im Moment gar nicht, wenn ich ehrlich bin. Ich mag es alleine und unabhängig zu arbeiten.

Virtuelle Unterstützung

Ein anderer und, wie mir scheint inzwischen sehr beliebter Weg sich Unterstützung in die eigenen vier Bürowände zu holen, sind virtuelle Assistenten. Dabei suchst du dir online eine Unterstützung, die dir dann stundenweise oder für ein bestimmtes Projekt unter die Arme greift. Das kann gut funktionieren, gerade wenn es um Routineaufgaben geht, bei denen die Tätigkeiten eigentlich immer wieder die gleichen sind, wie Recherchearbeiten, Kundenpflege, Korrekturlesen oder das Einpflegen von Artikeln und Social Media-Posts. Gut ist, dass du immer so viel Unterstützung buchen kannst, wie du gerade brauchst. Regelmäßig Gehälter und Verpflichtungen oder Todzeiten, in denen es nichts zu tun gibt, wie bei einem angestellten Assistenten hast du so nicht. Aber auch bei dieser relativ offenen und flexiblen Zusammenarbeit muss die Chemie zwischen den Beteiligten stimmen, sonst klappt es nicht. Hier kommt es auf einen Versuch an, denke ich. Reizvoll ist das Konzept alle mal.

Aussortieren und abgeben

Bevor du dir überlegst, was du denn an wen abgeben kann, sollte du vielleicht erst einmal überlegen, ob du überhaupt alle die Dinge machen musst, die dich nerven und belasten. Nur weil “Alle” auf Facebook, Instagram und Co setzen heißt das ja noch lange nicht, dass das auch für dich die richtige Strategie ist.

Vielleicht sind deine Kunden gar nichts auf diesem Plattformen zu finden und du hast ganz andere Methoden, mit denen du viel effektiver mit deinen Zielkunden in Kontakt treten kannst? Warum bemühst du dich dann auf den Kanälen, die sich für dich nicht gut anfühlen? Kannst du vielleicht einen Teil deiner vielen Aufgaben einfach streichen? Das ist dann doch mal eine echte Erleichterung, oder?

Und falls du den Aufgabenbereich nicht streichen kannst, weil er wichtig für deine Selbstständigkeit ist, so kannst du ihn vielleicht gebündelt abgeben? So wie die Buchhaltung. Für mich ist das ein perfektes Beispiel für eine Sache, die ich nicht machen will und auch nicht gut kann und die ich darum komplett an meine Steuerberaterin abgegeben habe.

Tools, Apps und Software für Selbstständige

Bleiben da noch die vielen Tools und Apps, die versprechen es Selbstständigen leichter zu machen. Gut ist, dass man viele dieser Dienste auch in einer kostenfreien Starterversion nutzen kann. Teamkooperationen und umfangreiche Funktionen kosten in der Regel extra, aber oft brauchst du die als einzelner Designer eh nicht. Das ist ein riesiger Vorteil, finde ich.

Hier mal ein kleiner Einblick in die vielen Tools und Anwendungsmöglichkeiten:

• Es gibt Finanz-Apps wie Papierkram, Fastbill oder Debitoor, die dich bei Rechnungen und der Buchhaltung unterstützen.
• Deine Designaufträge kannst du über Asana, Trello oder Meistertask gut und übersichtlich bearbeiten.
• Für deine To Do-Liste kannst du Todoist, Wunderlist oder Remember the Milk nutzen.
• Um deine Ideen und Notizen zu sammeln, kannst du mit Evernote oder bei Bildern auch sehr gut Pinterest und geheimen Boards arbeiten.
• Auf die übersichtliche Verwaltung und Planung deiner Social Media-Posts haben sich Tools wie Butter, Hootsuite oder Social Pilot spezialisiert.
• Und dann ist das noch die schönen und wunderbaren analogen Notizbücher, mit dem du deine Ideen, Termine und Aufgaben immer im Blick hast. Hier sind Leuchtturm und Moleskine meine Favoriten.

Doch gerade bei den Tools und Apps solltest du dir vor der Installation Zeit nehmen zu überlegen, was du jetzt wirklich brauchst. Lohnt es sich für ein Tool Geld auszugeben oder gibt es vielleicht auch ein kleineres Programm, das weniger Umfang hat aber genau das macht? Viele Apps und Tools sind sehr komplex und machen dir so mehr Arbeit, als sie dir abnehmen. Hier brauchst du Neugierde, Spaß am Ausprobieren und keine Skrupel ein Tool komplett zu löschen, wenn es für deine Bedürfnisse nicht passt.

Was ich jetzt ändern werde

Bei meiner Recherche bin ich auf vier möglich Lösungen gekommen. Jetzt muss ich mir überlegen, wie ich meinen Aufgabenberg am besten kleiner bekommen.

1. Angefangen werde ich mit einem radikalen Wegstreichen von Aufgaben, die ich nicht mehr machen möchte und die mich nicht weiterbringen.
   Die Facebook-Seite von meinem bilderbuero ist so ein Fall. Ja, Facebook bietet viel Potenzial mit Kunden in Kontakt zu kommen – keine Frage. Aber wenn ich ehrlich bin, belastet mich diese Fanpage mehr, als dass sie ein gutes Werkzeug für mich ist. Wirklich gut gepflegt habe ich die Seite auch nicht und so macht sie mir eher ein schlechtes Gewissen, als das sie mir hilft. Andere Kanäle sind für mich und meine Zielgruppe hier viel besser geeignet und darum möchte ich meine Zeit zukünftig viel lieber in diese Kanäle stecken.
   

   Facebook hat als Marketingwerkzeug für meine Infografiken nicht so gut gepasst. Darum entscheide ich mich dafür die Fanpage zu löschen.

2. Tools und Apps werde ich zukünftig noch weiter nutzen und in meinen Arbeitsalltag einfließen lassen. Vor allem das Thema Social Media Management reizt mich, weil ich hier viel Zeit reinstecke. Wenn ich ein gutes Tool gefunden habe, stelle ich es hier gerne vor.
3. Insgesamt möchte ich meine Arbeitsabläufe noch weiter verschlanken. Zapier oder IFTTT finde ich spannend – mal sehen, was ich damit noch in meinem täglichen Abläufen automatisieren kann. Wenn du hier gute Erfahrungen gemacht hast, dann lass es mich wissen. 🙂 Ich freue mich über Tipps.

Fazit

Das tolle an einer kreativen Selbstständigkeit ist ja, dass man sich seine Zeit frei einteilen kann und so möglichst viel Raum für Designs und Ideen hat. Theoretisch jedenfalls. Damit das bei mir auch praktisch klappt, muss ich meine Arbeitsweise regelmäßig durchdenken, und anpassen.

Wenn du Aufgaben abgibst hast du gleich mehrere Vorteile:

• Du kannst dich wieder verstärkt auf das konzentriere in dem du richtig gut bist – nämlich die kreative Arbeit.
• Du wirst endlich das schlechte Gefühl los, dass unerledigte Aufgabenberge bei dir hinterlassen.
• Du hast mehr Freiraum für neue Ideen, weil du den Kopf frei hast und nicht mehr so viel Zeit in Pflichtaufgaben stecken musst.
• Und gleichzeitig kannst du dich entspannt auf interessantere Dinge konzentrieren, weil du weißt, dass du die anfallenden Aufgaben in gute Hände/Tools gegeben hast und sie so passend umgesetzt werden.

Mir ist mein kreative Freiraum in den letzten Monaten zu wenig geworden, weil die Pflichtaufgaben überhand genommen haben. Ich habe Lust das jetzt zu ändern. Oder anders gesagt: Der frische Ostseewind, den ich aus dem Urlaub mitgebracht habe, weht jetzt weiter durch mein Büro und ich freue mich auf die Neuerungen.

Der Artikel wurde zuletzt im August 2017 aktualisiert.
Fotocredit Titelbild: Gudrun Wegener