In 4 Schritten zum perfekten Designauftrag – Die ultimative Anleitung

„Ich habe da ein neues Projekt und brauche ein Logo. Wie lange brauchst du und was nimmst du denn dafür?“ Mit dieser Frage hat mich vor ein paar Jahren eine andere Mutter im Kindergarten eiskalt erwischt, als ich gerade dabei war meiner Tochter beim Anziehen der Schuhe zu helfen.

„Ich? Was? Wie? … Ähhh… kann ich nicht so pauschal sagen …“, war meine Antwort. Nicht gerade eine professionelle Antwort. Oder ein ganzer Satz. Oder der Einstieg in eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ja, Designaufträge haben - vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit - ein äußerst kurioses Eigenleben: Sie kommen spontan, plötzlich und immer dann, wenn du gar nicht darauf vorbereitet bist.

Damit du für deinen nächsten spontanen Designauftrag gewappnet bist, zeige ich dir heute in nur vier Schritten, wie du deinen Auftrag souverän und professionell umsetzt.

Schritt 1 – Das Onboarding mit einem guten Design-Briefing

Worum geht es bei dem Designauftrag überhaupt im Detail? Was sollst du machen? Was liefert der Kunde? Bis wann soll das Ganze fertig sein? Was möchte der Auftraggeber mit dem Design erreichen? Alles das sind Fragen, die du während Schritt 1 im Onboarding und im Design-Briefing mit dem Auftraggeber klärst. Meine Vorlagen und den genauen Ablauf, wie ich meine Designaufträge bearbeite, kannst du dir in diesem Artikel in Ruhe angucken.

Mit dem Briefing sammelst du alle Hintergrundinformationen für deinen Auftrag. Diese sind für das Verständnis und damit auch für den Erfolg deines Designs fundamental wichtig. Denn nur wenn du verstanden hast, was dein Auftraggeber wirklich will, kannst du für ihn das passende Design entwerfen.

Nach meiner Erfahrung sind die meisten Auftraggeber gut vorbereitet und haben für die Designer oft schon die wichtigsten Informationen zusammengestellt. Trotzdem solltest du kurz anrufen, um vor dem Projektstart deine Fragen zu klären und natürlich, um deinen Auftraggeber besser kennenzulernen. Mit einem Gespräch bekommt man einfach ein viel besseres Gespür für die andere Seite. Man kennt sich besser und das macht die gesamte kommende Zusammenarbeit bedeutend einfacher und leichter.

Früher habe ich die Vorbereitungen relativ kurz und knackig gehalten und nur die wesentlichen Eckpunkte abgeklärt. Nur hat das leider viel zu oft zu E-Mail-Ping-Pong und zu unnötigen Korrekturschleifen geführt. Einfach, weil meine Auftraggeber und ich mit unterschiedlichen Erwartungen an den Designauftrag herangegangen sind.

Das ist der Grund, warum ich inzwischen deutlich mehr Zeit und Aufmerksamkeit auf das Design-Briefing verwende. Ich habe mir dazu extra einen Fragebogen entwickelt, den ich mit jedem Kunden zusammen durchgehe. (Den kannst du dir hier auch sehr gerne als Vorlage für deine Aufträge herunterladen.)

Bei kleineren Aufträgen oder wenn ich den Auftraggeber schon kenne, kann das Briefing kleiner und kompakter ausfallen.

Folgende Punkte kläre ich aber immer vor jedem neuen Designauftrag:

  • Wer ist der Ansprechpartner? (Name, Position, Mail, Telefonnummer)
  • Was will der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen? (neue Zielgruppe ansprechen, Aufmerksamkeit bei Messe, …)
  • Was soll gestaltet werden? (Logo, Präsentation, Flyer, … )
  • Bis wann muss der Auftrag fertig sein?
  • Gibt es schon feste Vorstellungen oder ist der Auftraggeber noch ganz frei?
  • Brauchst du Zuarbeit von Dritten?
  • Was bekommst du vom Auftraggeber geliefert und wann? (Texte, Fotos, … )
  • Größe und Format für das Design
  • Dateiformat (JPG, PNG, AI, PSD, digital oder für den Druck vorbereitet, … )
  • Vorgaben für die Farben oder die Schrift (lass dir die CI zusenden, wenn es eine gibt)
  • Gibt es positive oder negative Beispiele? Dann lass sie dir zeigen – das macht deine Arbeit ganz erheblich einfacher
  • Gibt es technische oder formale Einschränkungen, die du beachten musst?

Und immer gilt: Wenn du im Briefing noch Fragen hast, dann frag nach! Unbedingt! Denn das erspart dir später unnötige Korrekturschleifen und macht die Umsetzung des Designs einfacher.

Schritt 2 – Das Angebot für den Designauftrag

Nach dem Design-Briefing weißt du genau, was dein Kunde möchte. Jetzt kommt das schriftliche Angebot. Schreibe alle Punkte auf, die zum Designauftrag gehören und kalkuliere für jeden Schritt deinen Preis

Hast du gewusst, dass es dabei einen großen Unterschied macht, ob du von einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag sprichst? Im Alltag werden beide Formen gerne vermischt. Rein rechtlich gibt es jedoch bei beiden Unterschiede

So ist die genannte Gesamtsumme in einem Angebot verbindlich - auch wenn beispielsweise Mehrkosten durch zusätzliche Entwürfe oder Extraarbeiten entstehen. Bei einem Kostenvoranschlag darfst du die vereinbarte Gesamtsumme um bis zu 20 % überschreiten. Aber natürlich musst du den Kunden darüber informieren und er muss der Erhöhung zustimmen. Kostenvoranschläge sind auch sehr viel umfangreicher. Teilschritt, Termine, der genaue Leistungsumfang, Zusatzvereinbarungen – alles das kannst du hier festhalten. Angebote sind sehr viel kürzer, knackiger und nennen die wesentlichen Eckdaten.

Mein Tipp: Arbeitest du eh mit festen Paketpreisen für deine Designs, so reicht ein Angebot. Mit einer Rechnungssoftware wie Lexoffice* geht das sogar noch schneller, weil du deine typischen Pakete hinterlegen kannst und dann nur noch in der Liste das passende Angebot auswählen musst. Arbeitest du jedoch mit individuellen Angeboten, die bei jedem Auftrag variieren, so rate ich dir eher zu einem Kostenvoranschlag.

Bei beiden Formen lohnt es sich gründlich zu arbeiten und auch Zusatzoptionen festzuhalten. Je genauer du deine einzelnen Posten aufführst, desto besser kannst du dich vor unvorhergesehener (und im schlechtesten Fall unentgeltlicher) Mehrarbeit schützen. Denn dein Auftraggeber weiß so ganz genau, was im vereinbarten Preis enthalten ist und was zusätzlich bezahlt werden muss. Das schafft Sicherheit für beide Seiten. Ein Beispielangebot findest du hier auf der Seite vom Designerdock.

Manchmal wird der Umfang des Designauftrags nach deinem Angebot noch geändert und angepasst. Waren beispielsweise ursprünglich zwei Flyer einkalkuliert, kann es sein, dass dein Auftraggeber jetzt nur noch einen Flyer möchte, um Kosten oder Zeit einzusparen. Oder es kommt ein dritter Flyer hinzu. Plane schon bei der Kalkulation diese möglichen Anpassungen mit ein und lege einen Preis für jede einzelne Leistung fest. (1 Flyer = Summe X pro Flyer, statt Flyerdesign gesamt = Summe Y) Dadurch kannst du flexibel reagieren, wenn es nötig ist und der Kunde weiß genau, welche Kosten auf ihn zukommen können.

Mein Tipp: Der Kunde findet, dass dein Preis zu hoch ist? Gehe nicht von deinem kalkulierten Preis runter, sondern reduziere den Umfang deiner Leistung (z.B. nur ein Entwurf statt der geplanten zwei Entwürfe), wenn dem Kunden dein Angebot zu teuer ist. Sonst minderst du den Wert deiner Arbeit!

Lass dir von deinem Auftraggeber eine Bestätigung für dein Angebot bzw. den Kostenvoranschlag schicken.

Illu Anleitung Schritte zum Designauftrag

Schritt 3 – Die Umsetzung des Designauftrags

Ihr seid euch einig geworden und alle Fragen sind geklärt. Prima, dann kann es jetzt endlich mit der eigentlichen Umsetzung des Designauftrags losgehen.

Die Entwürfe

Je nach Vereinbarung setzt du jetzt deine Ideen in einem beziehungsweise in mehreren Entwürfen um. Achte hier auf Qualität und auf die Wünsche deines Kunden. Illustrationen und Bildelemente können in diesem frühen Stadium auch noch handgezeichnet sein. Ich mache es auch gerne, dass ich die ersten schnellen Scribbles für Illus in Procreate auf dem iPad ausprobiere. Für Fotos und Texte kannst du erstmal Platzhalter nutzen. Neben den klassischen Blindtexten gibt auch witzige wie diese bayrische Variante. 😉

Deine fertigen Entwürfe präsentierst du dem Auftraggeber entweder persönlich oder per Mail. Erkläre bei jedem einzelnen Entwurf, wo der gestalterische Schwerpunkt liegt, wo die Unterschiede sind und natürlich die Vorteile der verschiedenen Designs.

Gerade wenn du die Entwürfe per Mail zusendest ist es entscheidend, dass du auf die Details und Hintergründe für deine Gestaltungsidee eingehst. Ohne Hintergrundinformationen kann der Kunde deine Gedanken und deine Idee hinter dem Design nicht in vollem Umfang nachvollziehen. Wie schade wäre es, wenn du dir so viel Mühe gemacht hast und dann sieht der Auftraggeber nicht, was der visuelle rote Faden ist. Gehe in deinen Erklärungen auch auf die Wünsche des Auftraggebers aus dem Briefing ein und erkläre, wie du diese umgesetzt hast.

Mein Tipp: Für uns Designer ist es ganz leicht uns das fertige Produkt vorzustellen, wenn wir die Designdatei am Rechner sehen. Für Auftraggeber gilt das nicht immer. Mach es deinen Kunden leicht eine Entscheidung zu treffen, indem du deine Designentwürfe nicht nur als plane Datei, sondern auch als Mockup zeigst.

Mein zweiter Tipp: Gib jedem Design eine feste Bezeichnung (A, B, C oder 1, 2, 3). So vermeidest du zum einen Verwechslungen und zum anderen haben alle Designs die gleiche Chance. Denn „Design B“ hat es viel leichter neutral beurteilt zu werden als „das Designs da drüben mit dem komischen gelben Fleck in der Ecke“.

Die Korrekturphase für das Design

Nun ist dein Auftraggeber am Zug. Er wird sich für einen Entwurf entscheiden und dir seine Änderungswünsche mitteilen. Wie viele Korrekturschleifen jetzt folgen, hängt mit deinem Angebot zusammen.

Bitte den Auftraggeber immer um eine umfassende und detaillierte Korrekturanweisung. Denn je genauer ihr die Korrekturen besprecht, desto besser kannst du die Änderungswünsche in das Design einfließen lassen.

Die Umsetzung des ausgewählten Designs

Fast fertig. Der Kunde hat sich entschieden, du kennst alle Änderungswünsche und jetzt geht es an die finale Umsetzung des Designs. Ich habe in der Regel auch bei diesem Schritt noch eine kleine Korrekturschleife vorgesehen. Normalerweise sind das aber nur noch Kleinigkeiten, wie eine Wortänderung oder eine kleine Farbkorrektur, die ich in diesem Stadium für den Kunden umsetze. Wie umfangreich du diese Korrekturschleife machst, solltest du vorab im Kostenvoranschlag festlegen.

Wenn du fertig bist, lass dir das umgesetzte Design noch einmal von deinem Auftraggeber freigeben.

Die finale Übergabe des Designauftrags

Du bist auf der Zielgeraden. Bevor du die Daten im vereinbarten Dateiformat an deinen Auftraggeber übergibst, solltest du noch einmal mit Adleraugen über die Datei gucken.

  • Sind alle unnötigen Ebenen und unsichtbaren Elemente gelöscht?
  • Sind alle Skizzen und Pfadreste neben der Zeichenfläche gelöscht?
  • Sind die Fotos eingebettet?
  • Stimmen die Farbwerte mit den Vorgaben überein und sind im richtigen Format (CMYK, RGB)?
  • Sind die Schriften in Pfade konvertiert?
  • Rechtschreibfehler!!!
  • Funktionieren alle Verlinkungen?
  • Sind alle nicht benötigten Farben gelöscht?
  • Haben auch die exportierten Dateien das verabredete Format?

Am besten gewöhnst du dir dieses saubere Arbeiten gleich zu Beginn an. Das erspart dir viel Aufräumzeit am Ende von Projekten.

anleitung perfekter designauftrag

Schritt 4 – Die Rechnung für den Designauftrag

Nach der Arbeit folgt die Belohnung – oder in diesem Fall deine Rechnung. Der Gesetzgeber hat veranlasst, dass bestimmte Punkte in einer Rechnung sein müssen. Um Ärger mit dem Finanzamt oder deinen Auftraggebern schon im Vorfeld zu vermeiden, habe ich hier eine Zusammenfassung für dich.

Folgende Fakten müssen immer in deine Rechnung:

  • Vollständiger Name und die Anschrift von dir und deinem Auftraggeber
  • Datum - also wann wurde die Rechnung ausgestellt
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung deiner Leistung z.B. 2 Flyer
  • Welchen Umsatzsteuersatz du verwendest (Gibt es verschiedene Posten zu unterschiedlichen Umsatzsteuerbeträgen müssen diese einzeln aufgeführt werden.)
  • Rechnungsbetrag: Wie hoch ist der Netto- und der Bruttobetrag, sowie die Höhe der anfallenden Mehrwertsteuer bzw. das du mehrwertsteuerbefreit bist
  • Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung (die du frei wählen kannst)
  • Zeitpunkt der Übergabe des Designs
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) für deine Leistungen innerhalb der EU bzw. deine Steuernummer
  • Natürlich deine Kontoverbindungen
  • Bis wann der Betrag gezahlt werden muss
  • Verweis auf deine AGBs in der Fußzeile

Fazit

Für uns als Designer ist die eigentliche Designentwicklung in Schritt 3 natürlich immer das Beste an einem Auftrag. Aber ich habe festgestellt, dass vor allem im Design-Briefing ganz viel Potenzial steckt. Darum kann ich dir nur ans Herz legen, an diesem Punkt so genau wie möglich zu sein. Frag nach, sprich mit dem Auftraggeber und finde heraus, was genau dein Design alles leisten soll.

Dadurch fühlt sich der Auftraggeber nicht nur von dir verstanden, sondern das Ergebnis wird viel besser. Wenn ich als Designer weiß, dass die Zielgruppe für das Logo vierzigjährige Männer sind, dann weiß ich auch, dass Pastelltöne eher nicht zum neuen Design passen. 🙂

Wie sind deine Erfahrungen? Welche Punkte sind für dich entscheidend? Hast du vielleicht noch einen Tipp, damit der Designauftrag perfekt läuft? Ich bin gespannt!

Der Artikel wurde 2015 geschrieben und im Februar 2021 umfassend aktualisiert.

Du willst auch eine Vorlage für dein Design-Briefing? Dann hol dir jetzt mein PDF. Mehr brauchst du nicht, um sofort anzufangen.

Cool! Ich will auch das Briefing

5 Kommentare

  • Das Briefing ist Gold wert! Denn für mich ist es DIE Gelegenheit, meinen Kunden und seine Wünsche bis ins Detail kennenzulernen. Damit ich auch keine Frage vergesse, benutze ich einen eigens dafür erstellten Fragebogen, den ich zu jedem Termin mit einem potenziellen Neukunden mitnehme. Die Kunden sind von dem Fragebogen begeistert, denn es zeigt ihnen, dass ich mir Gedanken mache und mein Gegenüber ernst nehme.
  • Hey Melanie,
    ich hab mir auch eine Fragebogen erarbeitet, in dem ich alle notwendigen Infos abfrage. :) Das klappt super!
    Schön das es du die gleichen Erfahrungen machst.
    Viele Grüße,
    Gudrun
  • Super Artikel, liebe Gudrun! Kommt zur rechten Zeit :-)
    Du schreibst auch immer so schön verständlich!! #nochmehrZucker
    Liebe Grüße
    Ines
  • Hey Ines,
    vielen Dank für dein Lob. Ich freue mich sehr, wenn ich dir weiterhelfen konnte.
    Lieben Gruß,
    Gudrun

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